Şirket e-postası nasıl kurulur? (adım adım)

Kendi alan adınızda şirket e-postası kurmak, teknik bilgi gerektirdiği sanılan ama aslında yedi adımda biten bir iştir. Bu rehberde her adımı sırayla anlatıyoruz; DNS panelinde ne yazacağınıza kadar.

Toplam süre: DNS kayıtlarını eklemek 15-20 dakika, kayıtların internete yayılması 15 dakika ile birkaç saat arası. Eski maillerinizi taşıyacaksanız buna göç süresini de ekleyin.

Kurulum adımları

1. 1Alan adınızı hazırlayın. Alan adınız yoksa bir kayıt firmasından alın; varsa DNS yönetim paneline erişebildiğinizden emin olun.
2. 2Sağlayıcınızı seçip alan adınızı tanıtın. Sağlayıcı size alan adınıza özel DNS kayıtları üretir.
3. 3MX kaydını ekleyin. Alan adınıza gelen postanın hangi sunucuya teslim edileceğini belirler.
4. 4SPF kaydını ekleyin. Alan adınız adına hangi sunucuların mail gönderebileceğini ilan eder.
5. 5DKIM kaydını ekleyin. Gönderdiğiniz maillerin dijital imzayla doğrulanmasını sağlar.
6. 6DMARC kaydını ekleyin. SPF/DKIM doğrulamasından geçemeyen maillere ne yapılacağını söyler.
7. 7Kutuları açıp istemcilerinizi bağlayın. Kullanıcı kutularını oluşturun, Outlook veya telefonunuzu bağlayın, test maili gönderin.

Adım 1: Alan adınızı hazırlayın

Şirket e-postası kendi alan adınızda çalışır — bu yüzden ilk şart bir alan adına sahip olmaktır. Web siteniz varsa alan adınız zaten var demektir; aynı alan adını e-posta için de kullanabilirsiniz.

Alan adı alırken dikkat edilecekler: kısa ve söylenebilir olsun, şirket adınızla eşleşsin, Türkiye'de faaliyet gösteriyorsanız .com veya .com.tr tercih edin. Tireli ve rakamlı adlar sözlü olarak tarif edilirken sorun çıkarır.

Kritik nokta: alan adının DNS yönetim paneline erişebiliyor olmanız gerekir. Alan adınızı bir ajans veya eski bir web tasarımcısı aldıysa panel erişimini önceden isteyin — kurulumun ortasında tıkanmayın.

Adım 2: Sağlayıcıyı seçin ve alan adınızı tanıtın

Sağlayıcı seçerken teslimat altyapısı, destek dili, veri konumu ve fiyat şeffaflığına bakın. Ayrıntılı seçim kriterlerini kurumsal e-posta nedir yazısında sıraladık.

Sağlayıcıyı seçtikten sonra panelde alan adınızı eklersiniz. Sistem, alan adınıza özel DNS kayıtlarını üretip size listeler. FelixMail'de bu adım kurulum sihirbazıyla yapılır ve kayıtlar kopyalanmaya hazır gelir.

Adım 3: MX kaydını ekleyin

MX (Mail Exchange) kaydı, alan adınıza gelen postanın hangi sunucuya teslim edileceğini söyler. Bu kayıt olmadan kimse size mail gönderemez.

Alan adınızda daha önce tanımlı MX kayıtları varsa (eski hosting firmanızın kaydı gibi) silin. Birden fazla MX kaydı bırakmak, maillerin eski sunucuya gitmesine ve kaybolmasına yol açar.

Adım 4: SPF kaydını ekleyin

SPF (Sender Policy Framework), alan adınız adına hangi sunucuların mail göndermeye yetkili olduğunu ilan eden bir TXT kaydıdır. Bu kayıt olmadan gönderdiğiniz mailler büyük olasılıkla spam'e düşer.

Buradaki mx ifadesi "MX kaydımda yazan sunucu mail gönderebilir" demektir. ~all ise "listede olmayan sunuculardan gelen mailleri şüpheli say" anlamına gelir.

Bir alan adında yalnızca bir SPF kaydı olabilir. E-posta pazarlama aracı (Mailchimp gibi) veya CRM kullanıyorsanız, ikinci bir SPF kaydı eklemeyin — mevcut kaydın içine include: ile ekleyin.

Adım 5: DKIM kaydını ekleyin

DKIM (DomainKeys Identified Mail), gönderdiğiniz her maile görünmez bir dijital imza ekler. Alıcı sunucu bu imzayı alan adınızdaki açık anahtarla doğrular; mailin yolda değiştirilmediğini ve gerçekten sizden geldiğini böyle anlar.

DKIM kaydının değeri sunucuya özeldir ve uzun bir metindir — sağlayıcınızın panelinden kopyalamanız gerekir. Kayıt şu biçimde eklenir:

DKIM değeri çok uzun olduğu için kopyalarken satır sonu veya boşluk karışması sık görülen bir hatadır. Kaydı ekledikten sonra doğrulamanın yeşile döndüğünden emin olun.

Adım 6: DMARC kaydını ekleyin

DMARC, SPF ve DKIM doğrulamasından geçemeyen maillere ne yapılacağını alıcı sunuculara söyler. Ayrıca alan adınız adına kimlerin mail göndermeye çalıştığına dair rapor almanızı sağlar.

p=quarantine doğrulamayı geçemeyen mailin spam'e atılmasını ister. Yeni kurulumlarda p=none ile başlayıp raporları birkaç hafta izlemek, sonra quarantine'e geçmek daha güvenli bir yoldur. Üçünün nasıl birlikte çalıştığını SPF, DKIM ve DMARC rehberinde ayrıntılı anlattık.

Adım 7: Kutuları açın ve istemcilerinizi bağlayın

DNS kayıtları doğrulandıktan sonra kullanıcı kutularınızı oluşturabilirsiniz. Kişisel kutuların yanında info@ ve destek@ gibi paylaşımlı kutuları da bu aşamada kurun. Düşük hacimli adresleri kutu yerine takma ad (alias) olarak tanımlamak maliyetinizi düşürür.

Kutular hazır olduğunda webmail üzerinden hemen kullanmaya başlayabilir; Outlook, Apple Mail veya telefonunuzu bağlamak isterseniz standart IMAP/SMTP ayarlarını kullanırsınız:

Outlook için ekran ekran anlatım Outlook'a alan adı e-postası ekleme rehberinde.

Kurulumu test edin

Kurulum bittikten sonra mutlaka iki yönlü test yapın — sadece kendinize mail atmak yeterli değildir:

1. 1Yeni kutunuzdan bir Gmail adresine mail gönderin. Inbox'a düştü mü, spam'e mi?
2. 2Gmail'de maili açıp "Orijinali göster" deyin; SPF, DKIM ve DMARC satırlarının üçünde de PASS yazmalı.
3. 3Gmail'den yeni kutunuza mail gönderin; ulaştığını doğrulayın.
4. 4Telefonunuzdan da gönderip alın — istemci ayarlarının doğruluğunu böyle teyit edersiniz.

Üç doğrulamadan biri FAIL veya SOFTFAIL dönüyorsa ilgili DNS kaydında yazım hatası vardır. Kayıtların yayılması birkaç saat sürebileceği için, değişiklikten hemen sonra test ediyorsanız biraz bekleyip tekrar deneyin.

Eski maillerinizi taşıma

Mevcut bir kutudan geçiş yapıyorsanız eski maillerinizi klasör yapısı, okundu bilgisi ve ekleriyle birlikte taşıyabilirsiniz. IMAP destekleyen iki sağlayıcı arasında bu işlem standarttır ve genelde sağlayıcının geçiş aracıyla yapılır.

Geçişte en sık yapılan hata, MX değişikliğinden hemen sonra eski hesabı kapatmaktır. DNS yayılması tamamlanana kadar bazı gönderenler hâlâ eski sunucuyu deneyecektir. Eski kutuyu en az bir hafta açık tutun.