Microsoft 365'ten kurumsal e-postaya geçiş

Exchange Online'dan başka bir sağlayıcıya geçmek teknik olarak zor değildir; kritik olan sıralamadır. Yanlış sırayla yapılan geçişlerde mail kaybı yaşanır ve kaybolan mail geri gelmez.

Altın kural: önce taşı, sonra DNS değiştir, en son aboneliği kapat. Bu yazıdaki tek en önemli cümle budur.

Microsoft'un diğer sağlayıcılardan iki farkı var ve ikisi de geçişte tuzak: Autodiscover (Outlook'un hesabı otomatik bulma mekanizması) ve modern kimlik doğrulama (IMAP'in varsayılan kapalı olabilmesi). İkisini de aşağıda ayrı ayrı ele alıyoruz.

Henüz karar aşamasındaysanız, önce Microsoft 365 alternatifi yazısındaki kriterlere bakmanızı öneririz — özellikle Office lisansını koruyup yalnızca e-postayı taşıma seçeneğine.

Geçiş adımları

1. 1Hazırlık. Kutuları, paylaşımlı kutuları, takma adları ve yönlendirmeleri listeleyin. DNS paneline erişiminizi doğrulayın.
2. 2IMAP erişimini açın. Microsoft 365'te IMAP kiracı veya kutu düzeyinde kapalı olabilir; taşımadan önce açılması gerekir.
3. 3Yeni sağlayıcıda kutuları oluşturun. Alan adınızı ekleyin — bu aşamada DNS'e henüz dokunmayın.
4. 4Mailleri taşıyın. Exchange'den yeni kutulara IMAP üzerinden aktarın. Bu adım DNS değişikliğinden önce yapılmalı.
5. 5Takvim ve kişileri dışa aktarın. Bunlar IMAP ile taşınmaz; ayrı iş.
6. 6DNS kayıtlarını güncelleyin. MX, SPF, DKIM, DMARC — ve Microsoft'un artık geçerli olmayan kayıtlarını temizleyin.
7. 7Yayılmayı bekleyin ve test edin. İki yönlü mail testi, kimlik doğrulama kontrolü.
8. 8İstemcileri bağlayın. Outlook profillerini yeniden kurun; Autodiscover'ın eski hesabı bulmasını engelleyin.
9. 9Aboneliği en az bir hafta sonra düşürün veya kapatın.

Adım 1: Hazırlık — neyi taşıyacağınızı bilin

Geçişte en sık unutulan şey kutuların kendisi değil, çevresindeki yapılandırmadır. Microsoft 365 yönetim merkezinden şunları not alın:

• Tüm kutular ve yaklaşık boyutları — taşıma süresini bu belirler.
• Paylaşımlı posta kutuları. Bunlar lisanssız olabildiği için envanterde gözden kaçar ama içlerinde yıllarca birikmiş yazışma vardır.
• Takma adlar (alias). Bir kutunun kaç adresi var? info@, satis@ gibi adresler ayrı kutu mu, alias mı?
• Yönlendirme kuralları. Kutu düzeyindeki iletme ayarları ve taşıma kuralları (transport rules).
• Dağıtım grupları. tumpersonel@ gibi adresler yeni tarafta nasıl karşılanacak?
• Uygulama gönderimleri. Muhasebe programınız, e-ticaret siteniz veya ERP'niz Microsoft SMTP üzerinden mail atıyor mu? Bu ayarları da güncellemeniz gerekecek.

Son madde en sık atlanandır. Fatura gönderen muhasebe programınızın SMTP ayarı eski sunucuda kalırsa, geçişten sonra faturalarınız sessizce gitmemeye başlar. Bunu geçiş gününde değil, hazırlıkta listeleyin.

Adım 2: IMAP erişimini açın (Microsoft'a özgü)

Mail taşıma IMAP üzerinden yapılır, ancak Microsoft 365'te IMAP güvenlik gerekçesiyle kapalı olabilir. Taşıma aracınız bağlanamazsa sorun genellikle buradadır, parolada değil.

Kontrol edilecek iki yer var: kutu düzeyinde IMAP'in etkin olup olmadığı, ve kiracı düzeyinde eski (temel) kimlik doğrulamanın kapalı olup olmadığı. Microsoft temel kimlik doğrulamayı aşamalı olarak kaldırdığı için, ortamınıza göre uygulama parolası oluşturmanız veya taşıma süresince ilgili ilkeye izin vermeniz gerekebilir.

Çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) açıksa normal hesap parolanız IMAP'te çalışmaz — kutu için uygulama parolası oluşturmanız gerekir. Bu, geçişlerde en çok zaman kaybettiren tek maddedir.

Adım 3-4: Kutuları açın ve mailleri taşıyın

Yeni sağlayıcıda alan adınızı ekleyip kutuları oluşturun. DNS'e henüz dokunmayın — bu aşamada mailleriniz hâlâ Microsoft'a düşmeye devam etsin, çünkü taşıma bitmeden yönü çevirmek ikiye bölünmüş bir gelen kutusu yaratır.

Taşıma sırasında beklenecekler: büyük kutularda işlem saatler sürebilir, Microsoft tarafında hız sınırlaması (throttling) devreye girebilir ve çok büyük kutular parça parça aktarılır. Klasör yapısı, okundu bilgisi ve ekler korunur.

FelixMail tarafında bu adımı göç aracımız üstlenir: eski sunucunun IMAP bilgilerini girersiniz, kutular klasör yapısıyla birlikte aktarılır. Paylaşımlı kutuları unutmayın — onların da kendi IMAP erişimi vardır ve ayrı taşınmaları gerekir.

Adım 5: Takvim ve kişiler (IMAP ile gelmez)

Bu, Microsoft'tan çıkışın Yandex veya Google'dan farklı olan ikinci noktası: Exchange kullanıcıları takvimi yoğun kullanır ve takvim IMAP protokolünün kapsamında değildir.

• Takvim: Outlook'ta takvimi seçip .ics olarak dışa aktarın. Her kullanıcı kendi takvimini ayrı aktarır.
• Kişiler: Kişiler klasörünü .csv olarak dışa aktarın.
• Görevler ve notlar: Bunlar Exchange'e özgüdür ve standart karşılığı yoktur. Kullanılıyorsa geçiş öncesi yedeklenmeli.

Ekibiniz Outlook'un serbest/meşgul görünümüyle toplantı ayarlıyorsa, bunun standart IMAP dünyasında birebir karşılığı yoktur. Bu özellik sizin için kritikse, geçiş kararını alternatif yazısındaki karma model önerisiyle birlikte değerlendirin — Office lisansını gerçekten ihtiyacı olanlarda tutabilirsiniz.

Adım 6: DNS kayıtları — ve Microsoft artıklarının temizliği

Taşıma bittiyse yönü çevirme zamanı. Değiştirilecek kayıtlar:

SPF'te en sık yapılan hata: ikinci bir v=spf1 kaydı eklemek. Bir alan adında yalnızca tek SPF kaydı olabilir; iki tane varsa kimlik doğrulama tamamen çöker ve mailleriniz spam'e düşer. Eskisini düzenleyin, yenisini eklemeyin. Kaydınızı SPF kontrol aracımızla doğrulayabilirsiniz.

Kayıtların ne işe yaradığını bilmiyorsanız SPF, DKIM ve DMARC nedir yazımız bunları sade dille anlatıyor.

Adım 7: Test edin — göz kararıyla değil

DNS yayılması genellikle 1-4 saat sürer, bazı ağlarda 24 saati bulabilir. Yayılma tamamlandıktan sonra sırayla şunları doğrulayın:

1. 1Dışarıdan (Gmail gibi) yeni kutunuza mail gönderin — düşüyor mu?
2. 2Yeni kutudan dışarıya mail gönderin — spam klasörüne değil, gelen kutusuna mı düşüyor?
3. 3Mail kurulumu kontrolü ile SPF, DKIM, DMARC ve MX kayıtlarınızın dördünü birden denetleyin.
4. 4Inbox testi ile gerçek bir mail üzerinden gönderen IP'nizi, SPF sonucunuzu ve DKIM imzanızı ölçün.
5. 5Muhasebe programı, e-ticaret sitesi gibi mail atan uygulamaların SMTP ayarlarını güncelleyin ve her birinden test gönderimi yapın.

Üçüncü ve dördüncü adımı atlamayın. "Mail gidiyor" ile "mail gelen kutusuna düşüyor" farklı şeylerdir; DKIM'i eksik kurulmuş bir alan adı ilk haftalarda çalışıyor görünüp sonra spam'e düşmeye başlar.

Adım 8: Outlook profilleri ve Autodiscover tuzağı

Outlook, hesap eklerken Autodiscover ile sunucu ayarlarını kendisi bulmaya çalışır. Alan adınızda Microsoft'a işaret eden bir autodiscover CNAME kaydı kaldıysa, Outlook yeni sunucunuz yerine ısrarla Exchange'e bağlanmaya çalışır ve kullanıcı "parolam kabul edilmiyor" hatası alır.

Çözüm sırası: önce DNS'ten autodiscover kaydını silin, sonra Outlook'ta yeni bir profil oluşturun (eskisini düzenlemeyin — eski profil Exchange bağlantı bilgilerini içinde taşır), hesabı elle IMAP olarak ekleyin.

Outlook'a elle hesap ekleme adımlarını ayrı bir rehberde anlattık.

Adım 9: Aboneliği ne zaman kapatmalı?

En az bir hafta bekleyin. DNS yayılması tamamlanana kadar bazı gönderenlerin sunucuları hâlâ eski MX kaydını önbellekte tutar ve Microsoft'a teslim etmeye devam eder. Abonelik kapalıysa bu mailler geri döner.

Kapatmadan önce son kontrol: eski kutuya bir hafta boyunca yeni mail düşüyor mu? Düşmüyorsa yayılma tamamlanmış demektir. Bu son kontrolü yaptıktan sonra kutuların son bir yedeğini alın, sonra aboneliği düşürün.

Yıllık taahhüdünüz varsa erken kapatma çoğu zaman mümkün değildir. Bu durumda taahhüt bitimine kadar aboneliği düşük bir plana indirmek veya lisans sayısını azaltmak — sözleşmeniz izin veriyorsa — maliyeti sınırlar. Ayrıntılar için Microsoft 365 fiyatlandırma yazımıza bakın.

Geçişte en sık yapılan 5 hata

1. 1MX'i taşımadan önce değiştirmek. Gelen kutusu ikiye bölünür, bir kısım mail eskide bir kısmı yenide kalır.
2. 2İkinci bir SPF kaydı eklemek. Kimlik doğrulama tamamen çöker; mailleriniz spam'e düşer.
3. 3Autodiscover kaydını silmemek. Outlook eski sunucuya bağlanmaya çalışır, kullanıcılar hesap açamaz.
4. 4Paylaşımlı kutuları unutmak. Lisanssız oldukları için envanterde görünmezler ama içlerinde yıllarca birikmiş yazışma vardır.
5. 5Uygulamaların SMTP ayarlarını güncellememek. Faturalarınız sessizce gitmemeye başlar ve bunu haftalar sonra fark edersiniz.