Yandex'ten kurumsal e-postaya geçiş

Yandex 360'tan başka bir sağlayıcıya geçmek teknik olarak zor değildir; kritik olan sıralamadır. Yanlış sırayla yapılan geçişlerde mail kaybı yaşanır — ve kaybolan mail geri gelmez.

Altın kural: önce taşı, sonra DNS değiştir, en son eski hesabı kapat. Bu yazıdaki tek en önemli cümle budur.

Henüz karar aşamasındaysanız, önce Yandex 360 alternatifi yazısındaki kriterlere bakmanızı öneririz.

Geçiş adımları

1. 1Hazırlık. Mevcut kutularınızı, takma adlarınızı ve yönlendirmelerinizi listeleyin. Alan adınızın DNS paneline erişebildiğinizden emin olun.
2. 2Yeni sağlayıcıda kutuları açın. Alan adınızı ekleyin ve kutuları oluşturun — bu aşamada DNS'e henüz dokunmayın.
3. 3Mailleri taşıyın. Yandex'ten yeni kutulara IMAP üzerinden aktarın. Bu adım DNS değişikliğinden önce yapılmalı.
4. 4DNS kayıtlarını güncelleyin. MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yeni sağlayıcıya göre değiştirin.
5. 5Yayılmayı bekleyin ve test edin. İki yönlü mail testi yapın, kimlik doğrulamayı kontrol edin.
6. 6İstemcileri bağlayın. Outlook, telefon ve diğer cihazları yeni sunucuya yönlendirin.
7. 7Eski hesabı en az bir hafta sonra kapatın. Yayılma tamamlanana kadar bekleyin.

Adım 1: Hazırlık — neyi taşıyacağınızı bilin

Geçişte en sık unutulan şey, kutuların kendisi değil çevresindeki yapılandırmadır. Yandex panelinizde şunları not alın:

• Tüm kutular ve yaklaşık boyutları (taşıma süresini bu belirler).
• Takma adlar (alias). satis@ gibi adresler hangi kutuya yönleniyor?
• Yönlendirmeler (forwarding). Dışarıya giden otomatik yönlendirme kuralları var mı?
• Otomatik yanıtlar ve imzalar. Bunlar taşınmaz, yeniden kurulur.
• Filtreler / kurallar. Klasöre otomatik taşıma kuralları yeni sistemde elle yeniden tanımlanır.
• Alan adınız adına mail gönderen dış servisler. Fatura sistemi, e-ticaret paneli, web sitesi iletişim formu, e-posta pazarlama aracı — bunların hepsi SPF kaydınızda yer almalı.

Son madde en çok gözden kaçanıdır. Web sitenizin iletişim formu sizin alan adınızdan mail gönderiyorsa ve yeni SPF kaydınızda yoksa, geçişten sonra o mailler spam'e düşmeye başlar.

Adım 2: Yeni sağlayıcıda kutuları açın

Yeni sağlayıcıda alan adınızı ekleyin ve kutularınızı oluşturun. Bu aşamada DNS kayıtlarına dokunmayın — kutular hazır olsun ama posta akışı hâlâ Yandex'e gitsin.

Düşük hacimli adresleri (satis@, muhasebe@ gibi) ayrı kutu yerine takma ad olarak tanımlayın; takma adlar çoğu sağlayıcıda ücretsizdir ve faturanızı düşürür.

Adım 3: Mailleri taşıyın (DNS'ten ÖNCE)

Yandex IMAP desteklediği için mailleriniz klasör yapısı, okundu bilgisi ve ekleriyle birlikte taşınabilir. Yeni sağlayıcınızın geçiş aracına Yandex bilgilerinizi verirsiniz:

Uygulama parolası gerekir. Yandex hesabınızda iki adımlı doğrulama açıksa normal parolanız IMAP ile çalışmaz; Yandex ID ayarlarından bir uygulama parolası üretip taşıma aracında onu kullanmanız gerekir. Bu, geçişte en sık takılınan noktadır.

Ayrıca Yandex hesap ayarlarında IMAP erişiminin etkin olduğundan emin olun; bazı hesaplarda varsayılan olarak kapalı gelir.

Taşıma süresi kutu boyutuna bağlıdır — birkaç GB'lık bir kutu genelde saatler içinde biter. Taşıma sırasında Yandex kutunuz çalışmaya devam eder, kesinti olmaz.

Adım 4: DNS kayıtlarını güncelleyin

Mailler taşındıktan sonra sıra posta akışını yeni sunucuya yönlendirmeye gelir. Alan adınızın DNS panelinde dört kaydı güncelleyeceksiniz.

MX kaydı

Yandex'in mevcut MX kaydını (mx.yandex.net benzeri) silin ve yeni sağlayıcınızın verdiği sunucuyu ekleyin. Eski MX kaydını bırakmak, maillerin bir kısmının hâlâ Yandex'e gitmesine yol açar.

SPF kaydı

Yandex'e ait include:_spf.yandex.net ifadesini kaldırın ve yeni sunucunuzu ekleyin. Adım 1'de listelediğiniz dış servisleri bu kayda eklemeyi unutmayın.

DKIM kaydı

DKIM anahtarı sunucuya özeldir — Yandex'in DKIM kaydı yeni sağlayıcınızda çalışmaz. Eski kaydı silip yeni sağlayıcınızın panelinden aldığınız değeri ekleyin.

DMARC kaydı

DMARC kaydınız genellikle olduğu gibi kalabilir. Yeni kurulumda politikayı geçici olarak p=none yapıp raporları birkaç hafta izlemek, sonra quarantine'e dönmek güvenli bir yaklaşımdır.

Bu dört kaydın ne işe yaradığını SPF, DKIM ve DMARC rehberinde ayrıntılı anlattık.

Adım 5: Test edin

DNS yayılması 15 dakika ile birkaç saat sürer. Yayıldıktan sonra mutlaka iki yönlü test yapın:

1. 1Yeni kutunuzdan bir Gmail adresine mail gönderin — inbox'a mı düştü, spam'e mi?
2. 2Gmail'de maili açıp "Orijinali göster" deyin; SPF, DKIM ve DMARC satırlarının üçünde de PASS yazmalı.
3. 3Gmail'den kurumsal adresinize mail gönderin; yeni kutuya düştüğünü doğrulayın.
4. 4Yandex kutunuzu da kontrol edin — oraya hâlâ mail düşüyorsa MX kaydı tam yayılmamış demektir, biraz bekleyin.

Adım 6: İstemcileri bağlayın

Ekibinizin Outlook, telefon ve diğer cihazlarındaki hesap ayarları hâlâ Yandex sunucusunu gösteriyor. Bunları yeni sunucuya güncellemeniz gerekir. Outlook için ekran ekran anlatım Outlook'a alan adı e-postası ekleme rehberinde.

Pratik bir yol: eski hesabı istemciden hemen silmeyin, yeni hesabı ikinci hesap olarak ekleyin. Böylece kullanıcılar geçiş dönemi boyunca her ikisini de görür ve hiçbir şey gözden kaçmaz.

Adım 7: Eski hesabı kapatın (acele etmeyin)

Bu adımı en az bir hafta erteleyin. DNS yayılması tamamlanana kadar bazı gönderen sunucular önbelleğe aldıkları eski MX kaydını kullanmaya devam eder ve mailleriniz Yandex'e düşer. Eski hesabı erken kapatırsanız bu mailler geri döner.

Bir hafta boyunca Yandex kutunuzu günde bir kez kontrol edin. Yeni mail gelmiyorsa geçiş tamamlanmış demektir; aboneliği o zaman iptal edebilirsiniz.

Kapatmadan önce Yandex kutunuzun yedeğini alın. Taşıma sırasında atlanan bir klasör olabilir; hesap kapandıktan sonra geri dönüş yoktur.

Sık karşılaşılan sorunlar

Taşıma aracı Yandex'e bağlanamıyor

Neredeyse her zaman iki sebepten biri: hesapta IMAP erişimi kapalıdır, ya da iki adımlı doğrulama açık olduğu için normal parola yerine uygulama parolası gerekiyordur. İkisini de Yandex hesap ayarlarından kontrol edin.

Geçişten sonra mailler spam'e düşmeye başladı

SPF kaydınızda eksik bir gönderen vardır. Adım 1'de listelediğiniz dış servisleri (fatura sistemi, e-ticaret paneli, iletişim formu) SPF kaydına eklediğinizden emin olun. DKIM kaydının da yeni sağlayıcıya ait olduğunu doğrulayın.

Bazı mailler hâlâ Yandex'e düşüyor

Normal bir durum — DNS yayılması tamamlanmamıştır. Eski MX kaydını sildiğinizden emin olun ve birkaç saat bekleyin. 24 saat sonra hâlâ devam ediyorsa DNS panelinde birden fazla MX kaydı kalmış olabilir.

Klasör yapısı bozuk taşındı

Yandex'in bazı sistem klasörleri (Gönderilmiş, Çöp Kutusu) farklı adlandırılır ve hedefte ayrı klasör olarak görünebilir. İçerik kaybolmaz; klasörleri taşıma sonrası elle birleştirebilirsiniz.