Google Workspace'ten kurumsal e-postaya geçiş

Google Workspace'ten başka bir sağlayıcıya geçmek teknik olarak zor değildir; kritik olan sıralamadır. Yanlış sırayla yapılan geçişlerde mail kaybı yaşanır ve kaybolan mail geri gelmez.

Altın kural: önce taşı, sonra DNS değiştir, en son aboneliği kapat. Bu yazıdaki tek en önemli cümle budur.

Google'ın diğer sağlayıcılardan iki farkı var ve ikisi de geçişte tuzak: uygulama parolası (normal parolanızla IMAP'e bağlanamazsınız) ve etiket/klasör farkı (Gmail klasör kullanmaz, etiket kullanır — bu, taşımada mailleri çoğaltabilir). İkisini de aşağıda ayrı ayrı ele alıyoruz.

Henüz karar aşamasındaysanız, önce Google Workspace alternatifi yazısındaki kriterlere bakmanızı öneririz.

Geçiş adımları

1. 1Hazırlık. Kutuları, grupları, takma adları ve yönlendirmeleri listeleyin. DNS paneline erişiminizi doğrulayın.
2. 2IMAP'i açın ve uygulama parolası oluşturun. Google'da normal hesap parolası IMAP'te çalışmaz.
3. 3Yeni sağlayıcıda kutuları oluşturun. Alan adınızı ekleyin — bu aşamada DNS'e henüz dokunmayın.
4. 4Mailleri taşıyın. Gmail'den yeni kutulara IMAP üzerinden aktarın. Bu adım DNS değişikliğinden önce yapılmalı.
5. 5Takvim, kişiler ve Drive'ı dışa aktarın. Bunlar IMAP ile taşınmaz.
6. 6DNS kayıtlarını güncelleyin. MX, SPF, DKIM, DMARC — ve Google'ın artık geçerli olmayan kayıtlarını temizleyin.
7. 7Yayılmayı bekleyin ve test edin. İki yönlü mail testi, kimlik doğrulama kontrolü.
8. 8İstemcileri bağlayın. Outlook, Apple Mail ve telefonları yeni sunucuya yönlendirin.
9. 9Aboneliği en az bir hafta sonra kapatın.

Adım 1: Hazırlık — neyi taşıyacağınızı bilin

Geçişte en sık unutulan şey kutuların kendisi değil, çevresindeki yapılandırmadır. Google Admin panelinizden şunları not alın:

• Tüm kutular ve yaklaşık boyutları — taşıma süresini bu belirler.
• Gruplar. tumpersonel@, satis@ gibi Google Grupları e-posta adresi gibi çalışır ama kutu değildir. Yeni tarafta bunları takma ad veya paylaşımlı kutu olarak nasıl karşılayacağınızı planlayın.
• Takma adlar. Bir kutunun kaç adresi var?
• Yönlendirme ve filtreler. Kutu düzeyindeki iletme ayarları ve otomatik yanıtlar.
• Uygulama gönderimleri. Muhasebe programınız, e-ticaret siteniz veya ERP'niz Google SMTP üzerinden mail atıyor mu?
• Google hesabıyla giriş yapılan araçlar. Üçüncü taraf servislere Google hesabıyla giriyorsanız, hesap kapandığında o girişler de kapanır.

Son iki madde en sık atlananlardır. Fatura gönderen muhasebe programınızın SMTP ayarı eski sunucuda kalırsa, geçişten sonra faturalarınız sessizce gitmemeye başlar. Google ile giriş yaptığınız araçlar da hesap kapanmadan önce başka bir giriş yöntemine geçirilmelidir.

Adım 2: Uygulama parolası (Google'a özgü tuzak)

Google, hesap güvenliği için IMAP bağlantılarında normal hesap parolasını kabul etmez. Taşıma aracınıza gerçek parolayı girerseniz bağlantı reddedilir — ve hata mesajı genellikle "kullanıcı adı veya parola hatalı" der, bu da sizi yanlış yöne götürür.

Doğru yol: hesapta iki adımlı doğrulamayı etkinleştirip her kutu için bir uygulama parolası oluşturmak. Taşıma aracına bu parolayı verirsiniz. Ayrıca Gmail ayarlarından IMAP erişiminin açık olduğunu doğrulayın; yönetici bunu kiracı düzeyinde kapatmış olabilir.

Adım 3-4: Kutuları açın ve mailleri taşıyın

Yeni sağlayıcıda alan adınızı ekleyip kutuları oluşturun. DNS'e henüz dokunmayın — mailleriniz taşıma bitene kadar Google'a düşmeye devam etsin, aksi halde gelen kutunuz ikiye bölünür.

Etiket ve klasör farkı — kaçırılmaması gereken ayrıntı

Gmail klasör kullanmaz, etiket kullanır. Bir mail aynı anda birden çok etikete sahip olabilir. IMAP üzerinden bakıldığında her etiket bir klasör gibi görünür — yani üç etiketi olan bir mail, taşıma sırasında üç kez kopyalanabilir.

Bunun iki sonucu var: yeni kutunuz beklediğinizden büyük çıkar ve aynı mail farklı klasörlerde tekrar tekrar görünür. Önlemi taşımadan önce almak gerekir:

• "Tüm Postalar" (All Mail) klasörünü taşıma kapsamı dışında bırakın — bu klasör zaten tüm maillerin bir kopyasını içerir, dahil ederseniz her şey iki katına çıkar.
• "Önemli" ve "Yıldızlı" gibi sistem etiketlerini atlayın — bunlar gerçek klasör değil, işaretlemedir.
• Çöp kutusu ve spam klasörünü taşımayın — yıllarca birikmiş spam'i yeni kutunuza taşımanın anlamı yok.

Bu üç maddeyi atlayan bir taşıma, 5 GB'lık bir Gmail kutusunu yeni tarafta 15 GB'a çıkarabilir. Depolama kotanızı gereksiz doldurmanın yanı sıra taşıma süresini de üçe katlar.

FelixMail tarafında bu adımı göç aracımız üstlenir; eski sunucunun IMAP bilgilerini girersiniz, kutular klasör yapısıyla aktarılır.

Adım 5: Takvim, kişiler ve Drive

E-posta dışındaki veriler IMAP kapsamında değildir ve mail taşımayla birlikte gelmez. Google bunlar için Takeout aracını sunar; hesabı kapatmadan önce kullanılmalıdır.

• Takvim: .ics olarak dışa aktarın. Her kullanıcı kendi takvimini ayrı aktarır.
• Kişiler: .csv (veya vCard) olarak dışa aktarın.
• Drive dosyaları: Google Docs/Sheets dosyaları Google'a özgü biçimdedir; dışa aktarırken Office biçimine (.docx, .xlsx) çevrilmelerini seçin, yoksa dosyalar kullanılamaz hale gelir.
• Ortak sürücüler: Bunlar kişisel Drive'dan ayrıdır ve yönetici tarafından ayrıca aktarılmalıdır.

Drive maddesi kritik: hesap kapandıktan sonra Google Docs dosyalarınıza erişemezsiniz ve bu dosyaların Office karşılığı otomatik oluşmaz. Ekibiniz Docs üzerinde ortak çalışıyorsa, geçiş kararını alternatif yazısındaki kriterlerle birlikte yeniden değerlendirin.

Adım 6: DNS kayıtları — ve Google artıklarının temizliği

Taşıma bittiyse yönü çevirme zamanı. Değiştirilecek kayıtlar:

SPF'te en sık yapılan hata: ikinci bir v=spf1 kaydı eklemek. Bir alan adında yalnızca tek SPF kaydı olabilir; iki tane varsa kimlik doğrulama tamamen çöker ve mailleriniz spam'e düşer. Eskisini düzenleyin, yenisini eklemeyin. Kaydınızı SPF kontrol aracımızla doğrulayabilirsiniz.

Son satır önemli: google-site-verification kaydı e-posta ile ilgili değildir, Google Search Console sahiplik doğrulamasıdır. Silerseniz sitenizin arama konsolu erişimini kaybedersiniz. Kayıtların ne işe yaradığını bilmiyorsanız SPF, DKIM ve DMARC nedir yazımıza bakın.

Adım 7: Test edin — göz kararıyla değil

DNS yayılması genellikle 1-4 saat sürer, bazı ağlarda 24 saati bulabilir. Yayılma tamamlandıktan sonra sırayla şunları doğrulayın:

1. 1Dışarıdan bir adresten yeni kutunuza mail gönderin — düşüyor mu?
2. 2Yeni kutudan dışarıya mail gönderin — spam klasörüne değil, gelen kutusuna mı düşüyor?
3. 3Mail kurulumu kontrolü ile SPF, DKIM, DMARC ve MX kayıtlarınızın dördünü birden denetleyin.
4. 4Inbox testi ile gerçek bir mail üzerinden gönderen IP'nizi, SPF sonucunuzu ve DKIM imzanızı ölçün.
5. 5Mail atan uygulamaların (muhasebe, e-ticaret) SMTP ayarlarını güncelleyin ve her birinden test gönderimi yapın.

Gmail'den çıkarken teslimat testini özellikle önemseyin. Google'ın IP itibarı çok güçlüdür ve yıllardır onun arkasında mail attıysanız, kendi kurulumunuzun kimlik doğrulamasının eksiksiz olması gerekir. DKIM'i eksik kurulmuş bir alan adı ilk haftalarda çalışıyor görünüp sonra spam'e düşmeye başlar.

Adım 8-9: İstemciler ve aboneliğin kapatılması

Outlook, Apple Mail ve telefonlardaki hesapları yeni sunucu bilgileriyle yeniden kurun. Eski hesabı düzenlemek yerine yeni hesap eklemek daha temiz sonuç verir. Outlook için adımları ayrı bir rehberde anlattık.

Aboneliği kapatmak için en az bir hafta bekleyin. DNS yayılması tamamlanana kadar bazı gönderenlerin sunucuları hâlâ eski MX kaydını önbellekte tutar ve Google'a teslim etmeye devam eder. Abonelik kapalıysa bu mailler geri döner.

Kapatmadan önceki son kontrol listesi: eski kutuya bir haftadır yeni mail düşmüyor mu? Takeout dışa aktarımı tamamlandı mı? Google ile giriş yaptığınız üçüncü taraf araçlar başka bir giriş yöntemine geçirildi mi? Üçü de tamamsa aboneliği kapatabilirsiniz.

Geçişte en sık yapılan 5 hata

1. 1MX'i taşımadan önce değiştirmek. Gelen kutusu ikiye bölünür.
2. 2"Tüm Postalar" klasörünü de taşımak. Her mail iki kez kopyalanır, kota şişer.
3. 3İkinci bir SPF kaydı eklemek. Kimlik doğrulama çöker, mailler spam'e düşer.
4. 4Takeout'u atlayıp hesabı kapatmak. Drive ve takvim verisi geri gelmez.
5. 5Google ile giriş yapılan araçları unutmak. Hesap kapanınca o servislere de erişemezsiniz.