Google Workspace alternatifi arayanlar için rehber

Google Workspace olgun ve yetenekli bir üründür — bunu baştan söyleyelim. Ancak her şirketin ihtiyacı aynı değildir ve son yıllarda Türkiye'deki işletmelerin alternatif araması için somut gerekçeler oluştu: döviz bazlı fiyatlandırma, KVKK kapsamında veri konumu soruları ve destek erişimi.

Bu yazıda alternatif ararken hangi kriterlere bakmanız gerektiğini, geçişin gerçek maliyetini ve hangi durumlarda geçmemenizin daha doğru olacağını anlatıyoruz.

Şirketler neden alternatif arıyor?

1. Döviz bazlı fiyat ve kur riski

Yurt dışı sağlayıcılar dolar veya euro üzerinden fiyatlar. Bu, bütçenizi kurun insafına bırakır: kullanıcı sayınız hiç değişmese de yıllık e-posta gideriniz kur hareketiyle artar. Ayrıca yabancı para ödemelerde bankanızın uyguladığı işlem masrafı ve kur farkı, gerçek maliyeti listelenen fiyatın üzerine çıkarır.

2. KVKK ve veri konumu

KVKK kapsamında kişisel veri içeren yazışmaların yurt dışına aktarılması ek yükümlülükler doğurur. Verinin nerede tutulduğu, kimin eriştiği ve aktarımın hangi hukuki zeminde yapıldığı sorularına net cevap verebilmeniz gerekir. Bu, özellikle kamuyla çalışan veya denetime tabi sektörlerdeki şirketler için belirleyici olabiliyor.

3. Destek erişimi

Büyük sağlayıcılarda destek çoğunlukla İngilizce ve katmanlı yapıdadır; küçük paketlerde çoğu zaman yardım merkezi makaleleri ve topluluk forumuyla sınırlı kalırsınız. Acil bir teslimat sorununda gerçek bir insana ulaşamamak, saatlerce kesinti demek olabilir.

4. Kullanılmayan özelliklere ödeme

Google Workspace, e-postanın yanında doküman, tablo, sunum, video konferans ve depolama sunar. Şirketiniz zaten Office kullanıyorsa ve toplantılarını Zoom'da yapıyorsa, bu paketin önemli bir kısmına ödeme yapıp kullanmıyor olabilirsiniz.

Alternatif ararken bakılması gereken 7 kriter

1. 1Teslimat altyapısı. En kritik madde. SPF, DKIM ve DMARC kutudan çıkar çıkmaz doğru kuruluyor mu? Sağlayıcı IP itibarını aktif yönetiyor mu? Ucuz ama teslimatı zayıf bir hizmet, tasarruf ettiğinizden fazlasına mal olur.
2. 2Standart protokoller. IMAP ve SMTP destekleniyor mu? Destekleniyorsa Outlook, Apple Mail ve telefonunuzun yerleşik uygulamasını kullanabilirsiniz — sağlayıcıya kilitlenmezsiniz.
3. 3Veri dışa aktarımı. Yarın ayrılmak isterseniz tüm maillerinizi standart biçimde indirebiliyor musunuz? Bu sorunun cevabı "hayır" ise, girmeden önce iki kez düşünün.
4. 4Göç desteği. Mevcut maillerinizi klasör yapısı, okundu bilgisi ve ekleriyle taşıyabiliyor musunuz? Bu işi sağlayıcı mı yapıyor, siz mi?
5. 5Yönetim ve yetkilendirme. Paylaşımlı kutular, takma adlar ve rol tabanlı erişim var mı? Personel ayrıldığında kutuyu devredebiliyor musunuz?
6. 6Destek dili ve hızı. Türkçe destek var mı, yanıt süresi taahhüdü nedir?
7. 7Fiyat şeffaflığı. Kutu başına fiyat net mi? Alias, paylaşımlı kutu ve depolama artışı ek ücretli mi? Yıllık taahhüt zorunlu mu?

Bu listede birinci madde diğerlerinin hepsinden önemlidir. E-posta hizmetinde asıl ürün, mailin karşı tarafın gelen kutusuna düşmesidir; arayüz ve ek özellikler ondan sonra gelir.

Ne kaybedersiniz? (dürüst bölüm)

Bir e-posta sağlayıcısına geçerken Google Workspace'in ekosistemini geride bırakırsınız. Karar vermeden önce şunları kullanıp kullanmadığınıza bakın:

• Google Docs / Sheets / Slides üzerinde eşzamanlı ortak çalışma — ekibiniz gerçekten aynı belgede aynı anda çalışıyorsa bu ciddi bir kayıptır.
• Google Meet entegrasyonu ve takvimden tek tıkla toplantı açma.
• Google Drive üzerinde ortak sürücüler ve dosya paylaşımı.
• Google hesabıyla tek oturum açma (SSO) — üçüncü taraf araçlara Google hesabıyla giriyorsanız bu akışı yeniden kurmanız gerekir.
• Gelişmiş yönetim özellikleri — büyük kurumlarda kullanılan ayrıntılı cihaz yönetimi ve denetim araçları.

Şirketiniz bu araçların merkezinde çalışıyorsa, yalnızca e-posta maliyeti için geçiş yapmak muhtemelen doğru karar değildir. Ancak Office 365 kullanıyor, toplantılarınızı başka bir araçta yapıyor ve Google'dan pratikte yalnızca e-posta alıyorsanız, ödediğiniz bedelin karşılığını almıyorsunuz demektir.

FelixMail nerede duruyor?

Açık olalım: FelixMail bir ofis paketi değil, e-posta altyapısına odaklanan bir hizmettir. Doküman düzenleyici veya video konferans sunmuyoruz. Yaptığımız iş, kendi alan adınızdaki e-postanın kurulumunu, teslimatını ve yönetimini üstlenmek.

Güncel fiyatlar ve paket ayrıntıları için fiyatlandırma bölümüne bakabilirsiniz.

Geçiş nasıl yapılır, ne kadar sürer?

Teknik geçiş genellikle bir öğleden sonrasında biter. Kritik olan sıralamadır — özellikle son madde:

1. 1Yeni sağlayıcıda alan adınızı ekleyin ve kutuları oluşturun (henüz DNS'e dokunmayın).
2. 2Eski kutulardaki mailleri IMAP üzerinden yeni kutulara taşıyın.
3. 3MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını güncelleyin.
4. 4DNS yayılmasını bekleyin ve iki yönlü test yapın.
5. 5İstemcileri (Outlook, telefon) yeni sunucuya bağlayın.
6. 6Eski hesabı en az bir hafta açık tutun. DNS yayılması tamamlanana kadar bazı gönderenler hâlâ eski sunucuyu deneyecektir.

En sık yapılan hata, MX değişikliğinden hemen sonra eski aboneliği iptal etmektir. Bu, yayılma tamamlanmadan gelen maillerin geri dönmesine yol açar. Bir haftalık çakışma maliyeti, kaybedilen müşteri mailinden ucuzdur.

Kurulumun teknik ayrıntıları için şirket e-postası nasıl kurulur rehberine bakabilirsiniz.

Karar için kısa özet

Google Workspace'te kalın — ekibiniz Docs/Sheets üzerinde ortak çalışıyorsa, Meet'i yoğun kullanıyorsa veya Google hesabıyla SSO'ya bağımlıysanız.

Alternatife bakın — Google'dan pratikte yalnızca e-posta alıyorsanız, Office 365 zaten kullanıyorsanız, kur riskini bütçenizden çıkarmak istiyorsanız veya KVKK kapsamında veri konumu sizin için belirleyiciyse.